Certidão Negativa de Débitos

“A obrigação tributária não é uma relação de poder, mas uma relação jurídica.”. Paulo de Barros Carvalho

Sem certidão negativa, uma empresa no Brasil não participa de licitação. Não obtém financiamento público. Não celebra contrato com a administração. Não realiza operação societária. Em muitos casos, não consegue sequer manter suas atividades comerciais em pleno funcionamento. Ora, um documento que pode paralisar uma empresa inteira não é burocracia menor. É questão de sobrevivência.

A certidão negativa de débitos tributários atesta a regularidade fiscal do contribuinte perante a Fazenda Pública (federal, estadual ou municipal). Acontece que muitos contribuintes desconhecem as modalidades de certidão existentes, os requisitos para sua emissão, as hipóteses legais em que ela pode ser obtida mesmo havendo débitos e, sobretudo, os instrumentos jurídicos disponíveis para viabilizar a certidão quando a via administrativa a nega. Este artigo explica tudo o que o contribuinte precisa saber.

O fundamento legal da certidão negativa

A certidão negativa de débitos tributários encontra seu fundamento no Código Tributário Nacional (CTN), especificamente nos arts. 205 a 208.

O art. 205 do CTN estabelece que “a lei poderá exigir que a prova da quitação de determinado tributo, quando exigível, seja feita por certidão negativa, expedida à vista de requerimento do interessado, que contenha todas as informações necessárias à identificação de sua pessoa, domicílio fiscal e ramo de negócio ou atividade e indique o período a que se refere o pedido”.

O parágrafo único do art. 205 fixa um prazo máximo de 10 dias para a expedição da certidão, contados da data de entrada do requerimento na repartição. Na prática, a emissão das certidões federais é feita de forma eletrônica e instantânea quando não há pendências. Quando há, a demora pode ser significativamente maior, exigindo atuação proativa do contribuinte.

O art. 206 do CTN prevê a chamada certidão positiva com efeitos de negativa (CPEN), que abordaremos em detalhe adiante. E o art. 207 determina que, independentemente de disposição em contrário, a certidão negativa expedida com dolo ou fraude, que contenha erro contra a Fazenda Pública, responsabiliza pessoalmente o funcionário que a expedir.

Tipos de certidão: CND, CPD e CPEN

Para navegar o sistema de certidões tributárias com segurança, é preciso entender as três modalidades:

Certidão Negativa de Débitos (CND)

A CND atesta a inexistência de débitos em nome do contribuinte perante determinada Fazenda Pública. É o cenário ideal: o contribuinte não possui nenhuma pendência tributária, nem créditos em cobrança, nem obrigações acessórias em aberto, nem divergências cadastrais.

A CND é emitida automaticamente pelos sistemas eletrônicos da Receita Federal (tributos federais), das Secretarias de Fazenda estaduais (ICMS e ITCD) e das Fazendas municipais (ISS e IPTU), desde que não haja nenhum impedimento cadastrado.

Certidão Positiva de Débitos (CPD)

A CPD atesta que existem débitos em nome do contribuinte. Ela não produz os mesmos efeitos da CND, ou seja, não comprova regularidade fiscal. A CPD indica pendências. O contribuinte não está em situação regular. Ponto.

Certidão Positiva com Efeitos de Negativa (CPEN)

A CPEN é a modalidade mais relevante do ponto de vista estratégico. Prevista no art. 206 do CTN, ela é emitida quando existem débitos, mas esses débitos se encontram em uma das seguintes situações:

• Créditos não vencidos: tributos cujo prazo de pagamento ainda não expirou
• Créditos em curso de cobrança executiva com garantia: execuções fiscais em que o contribuinte já ofereceu penhora, depósito, fiança bancária ou seguro-garantia suficiente
• Créditos com exigibilidade suspensa: nas hipóteses do art. 151 do CTN

A CPEN tem, para todos os efeitos legais, os mesmos efeitos da CND. Com uma CPEN em mãos, o contribuinte pode participar de licitações, obter financiamentos, celebrar contratos e praticar todos os atos que exigem comprovação de regularidade fiscal.

As hipóteses de suspensão da exigibilidade (art. 151 do CTN)

Veja-se: o art. 151 do CTN é uma das normas mais relevantes para quem busca obter uma CPEN. Ele enumera as hipóteses em que a exigibilidade do crédito tributário fica suspensa, o que impede a Fazenda de cobrar o débito e, ao mesmo tempo, autoriza a expedição da certidão positiva com efeitos de negativa:

• Moratória (inciso I), concessão de prazo adicional para pagamento, por lei
• Depósito do montante integral (inciso II), o contribuinte deposita judicialmente o valor integral do crédito discutido
• Reclamações e recursos administrativos (inciso III), enquanto houver impugnação ou recurso pendente de julgamento na esfera administrativa, a exigibilidade está suspensa
• Concessão de medida liminar em mandado de segurança (inciso IV), decisão judicial que suspende a cobrança
• Concessão de tutela antecipada em outras ações (inciso V), decisão judicial que antecipa os efeitos da tutela para suspender a exigência
• Parcelamento (inciso VI), a adesão a programa de parcelamento suspende a exigibilidade dos créditos nele incluídos

Cada uma dessas hipóteses abre um caminho para a obtenção da CPEN. A escolha do caminho mais adequado depende da situação concreta do contribuinte e exige análise técnica especializada.

Quando a certidão negativa é exigida

A certidão negativa (ou a CPEN, com os mesmos efeitos) é exigida em uma série de situações que afetam diretamente a operação empresarial:

Licitações e contratos públicos

A Lei 14.133/2021 (Nova Lei de Licitações) exige, como condição de habilitação fiscal e trabalhista, a apresentação de certidões que comprovem a regularidade perante a Fazenda Federal (incluindo contribuições previdenciárias), a Fazenda Estadual e a Fazenda Municipal (art. 68). A falta da certidão impede a empresa de participar do certame. Eliminada antes mesmo da análise da proposta comercial.

Financiamentos e operações de crédito

Instituições financeiras públicas (BNDES, Caixa Econômica Federal, Banco do Brasil) exigem certidões negativas como condição para liberação de financiamentos. Bancos privados também consultam frequentemente a situação fiscal do tomador antes de aprovar operações de crédito.

Operações societárias

A alienação ou oneração de bens imóveis por pessoa jurídica com débitos tributários federais exige certidão negativa (art. 47, I, “b”, da Lei 8.212/91). Transformações, incorporações, fusões e cisões de empresas também requerem prova de regularidade fiscal. O registro de atos societários perante as Juntas Comerciais pode ser condicionado à apresentação da certidão.

Recuperação judicial

A Lei 11.101/2005 (Lei de Recuperação Judicial e Falências) exige, para a concessão da recuperação judicial, a apresentação de certidões negativas de débitos tributários (art. 57). A jurisprudência flexibilizou essa exigência em alguns casos, reconhecendo que poderia inviabilizar o instituto. A certidão permanece formalmente necessária, porém, e sua obtenção facilita significativamente o processo.

Distribuição de lucros e bonificações

A legislação federal restringe a distribuição de bonificações a acionistas e a participação nos lucros a administradores de empresas que possuam débitos tributários federais não garantidos (art. 32 da Lei 4.357/1964).

Como emitir a certidão negativa na prática

Certidão federal (CND ou CPEN da Receita Federal / PGFN)

Desde 2014, a certidão que comprova regularidade fiscal perante a Receita Federal e a Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional é unificada. Ela abrange tanto os tributos federais administrados pela RFB quanto os débitos inscritos em dívida ativa da União. A emissão é feita eletronicamente pelo portal e-CAC da Receita Federal ou pelo site da PGFN, mediante certificado digital ou código de acesso.

Quando o sistema indica pendências, o contribuinte deve acessar o detalhamento para verificar a natureza do impedimento, que pode ser:

• Débitos tributários em aberto (não parcelados, não suspensos)
• Obrigações acessórias pendentes (DCTF, EFD-Contribuições, ECF não entregues)
• Divergências cadastrais
• Inscrições em dívida ativa

Certidão estadual

Cada Estado possui seu sistema próprio de emissão. Em Minas Gerais, a certidão de débitos tributários estaduais (ICMS, ITCD) é emitida pela Secretaria de Estado de Fazenda (SEF/MG) através do portal SIARE. Em São Paulo, a certidão é emitida pela Secretaria da Fazenda e Planejamento (SEFAZ/SP) pelo sistema e-Fazenda.

Certidão municipal

A certidão municipal, que abrange ISS e tributos imobiliários, é emitida pelas respectivas Secretarias de Fazenda municipais. Os sistemas de emissão variam significativamente entre municípios, desde portais eletrônicos sofisticados até a necessidade de requerimento presencial.

Certidão de regularidade do FGTS (CRF)

Embora não seja estritamente uma certidão tributária, a Certidão de Regularidade do FGTS é frequentemente exigida em conjunto com as certidões tributárias, especialmente em licitações. É emitida pela Caixa Econômica Federal.

O que fazer quando não é possível emitir a certidão

A situação mais angustiante, e a mais comum: o contribuinte precisa da certidão para uma finalidade urgente (licitação com prazo, financiamento em análise, operação societária em andamento) e não consegue emiti-la em razão de pendências fiscais. Existem caminhos jurídicos que podem viabilizar a obtenção da certidão. Basta saber por onde entrar.

Regularização dos débitos

O caminho mais direto é a regularização: pagamento integral dos débitos, adesão a programa de parcelamento ou compensação com créditos tributários reconhecidos. O parcelamento merece destaque: a mera adesão já suspende a exigibilidade dos créditos parcelados (art. 151, VI, do CTN) e autoriza a emissão da CPEN.

Para uma análise aprofundada sobre parcelamentos e transação tributária, recomendamos a leitura do nosso artigo sobre transação tributária e negociação de dívidas com o Fisco.

Depósito judicial do montante integral

Se o contribuinte está discutindo o débito judicialmente, pode efetuar o depósito judicial do montante integral do crédito tributário (art. 151, II, do CTN). O depósito suspende a exigibilidade e autoriza a emissão da CPEN. A desvantagem? A necessidade de imobilizar o valor integral, o que pode ser inviável para empresas com dificuldades financeiras.

O STJ consolidou, na Súmula 112, que “o depósito somente suspende a exigibilidade do crédito tributário se for integral e em dinheiro”. Não se admite depósito parcial para fins de obtenção da certidão.

Garantia em execução fiscal

Se o débito já foi inscrito em dívida ativa e está sendo cobrado em execução fiscal, a garantia integral do juízo (depósito, fiança bancária ou seguro-garantia) autoriza a emissão da CPEN (art. 206 do CTN, c/c art. 151). Para mais informações sobre defesa em execuções fiscais, leia nosso artigo sobre execução fiscal e estratégias de defesa.

Mandado de segurança

Ora, quando a Fazenda recusa indevidamente a emissão da certidão, condicionando-a ao pagamento de débito cuja exigibilidade está suspensa ou incluindo pendências inexistentes, o contribuinte pode impetrar mandado de segurança com pedido de liminar para compelir a autoridade a emitir a certidão.

O mandado de segurança é o instrumento mais eficaz contra ilegalidades na recusa de emissão, tais como:

• Exigência de regularização de débitos suspensos: se o crédito está com exigibilidade suspensa (por impugnação administrativa, liminar judicial, parcelamento vigente), a Fazenda não pode recusar a CPEN
• Condicionamento à quitação de obrigações acessórias: a jurisprudência é vacilante, mas há decisões que vedam o condicionamento da certidão à regularização de obrigações acessórias que não configuram crédito tributário
• Pendências cadastrais indevidas: erros nos sistemas fazendários que geram impedimentos inexistentes
• Inclusão de débitos já pagos, compensados ou prescritos — quando o sistema não reflete a situação real do contribuinte

A Súmula 446 do STJ consolidou que “declarado e não pago o débito tributário pelo contribuinte, é legítima a recusa de expedição de certidão negativa ou positiva com efeito de negativa”. Débitos declarados em DCTF ou GFIP e não pagos não podem ser afastados por mandado de segurança para fins de obtenção da certidão, salvo se houver causa suspensiva da exigibilidade.

Ação anulatória com tutela de urgência

Se o contribuinte pretende discutir o mérito do débito que impede a certidão e não consegue obter liminar em mandado de segurança, pode ajuizar ação anulatória com pedido de tutela de urgência (art. 300 do CPC). Se o juiz conceder a tutela e suspender a exigibilidade do crédito, a certidão positiva com efeitos de negativa deve ser emitida.

A certidão negativa e a Lei de Liberdade Econômica

A Lei 13.874/2019 (Lei de Liberdade Econômica) trouxe disposições relevantes sobre a desburocratização da atividade empresarial. Seu art. 3º, IX, estabelece como direito dos empreendedores “ter a garantia de que, nas solicitações de atos públicos de liberação da atividade econômica que se sujeitam ao disposto nesta Lei, apresentados todos os elementos necessários à instrução do processo, o particular será cientificado expressa e imediatamente do prazo máximo estipulado para a análise de seu pedido”.

A lei não trata especificamente de certidões negativas tributárias. O princípio da desburocratização que ela consagra, porém, reforça o argumento de que a Fazenda não pode criar exigências adicionais não previstas em lei para condicionar a emissão da certidão, nem postergar indefinidamente a análise de pedidos de revisão de pendências.

Prazos de validade e renovação

As certidões negativas (e as CPENs) possuem prazo de validade limitado:

• Certidão federal (RFB/PGFN) — validade de 180 dias a partir da data de emissão
• Certidões estaduais — variam conforme o Estado; em Minas Gerais, a validade é de 90 dias; em São Paulo, também 90 dias para a maioria das certidões
• Certidões municipais — variam conforme o Município; prazos de 30 a 90 dias são os mais comuns
• CRF do FGTS — validade de 30 dias

A necessidade de renovação periódica exige que a empresa mantenha rotina de acompanhamento fiscal constante. Uma pendência que surge entre uma emissão e outra pode impedir a renovação e comprometer operações críticas.

Planejamento fiscal preventivo para manter a certidão

A melhor estratégia para garantir a certidão negativa é evitar que pendências surjam. Planejamento fiscal preventivo eficaz inclui:

• Calendário tributário — controle rigoroso dos vencimentos de tributos e obrigações acessórias
• Conciliação periódica — comparação entre os créditos e débitos registrados nos sistemas fazendários e os controles internos da empresa
• Monitoramento de pendências — verificação periódica da situação fiscal nos portais da RFB, PGFN, Fazendas estaduais e municipais
• Compliance tributário — revisão periódica das práticas fiscais da empresa para identificar e corrigir irregularidades antes que se transformem em autuações

Para uma visão completa sobre o sistema tributário brasileiro e as melhores práticas de gestão fiscal, consulte nosso Guia Completo de Direito Tributário.

O papel do advogado tributarista na obtenção da certidão

A obtenção de certidão negativa, especialmente quando há pendências que a impedem, é tarefa que exige conhecimento técnico especializado. Não se trata apenas de acessar um sistema e gerar um documento. É preciso analisar cada pendência, verificar sua legitimidade, identificar o instrumento jurídico mais adequado para resolvê-la e, frequentemente, atuar em múltiplas frentes simultaneamente: regularizando débitos passíveis de pagamento, parcelando o que pode ser parcelado, impugnando administrativamente o que é indevido e buscando judicialmente a suspensão do que é ilegítimo.

É que esse trabalho exige, acima de tudo, conhecimento do funcionamento interno da Fazenda Pública: como os sistemas tributários processam informações, como as pendências são geradas, quais os caminhos internos de resolução, quais os prazos reais (não apenas os legais) de processamento e, sobretudo, quais os erros mais comuns que os sistemas cometem. Porque eles erram, com frequência maior do que se imagina.

O escritório SMARGIASSI Advogado conta com a atuação do Dr. Edelcio Smargiassi, Auditor Fiscal Aposentado da Secretaria de Estado de Fazenda de Minas Gerais (SEF/MG) e Doutor em Direito. Com décadas de vivência na administração tributária, o escritório possui conhecimento prático do funcionamento dos sistemas fazendários e das rotinas internas da fiscalização — uma vantagem decisiva na identificação e resolução das pendências que impedem a emissão de certidões negativas.

Conclusão

A certidão negativa de débitos tributários não é documento burocrático menor. É a chave de acesso que permite à empresa operar plenamente no mercado brasileiro. Sem ela, portas se fecham: licitações, financiamentos, contratos, operações societárias. Com ela, a empresa demonstra ao mercado e ao poder público que está em dia com suas obrigações fiscais.

Quando a certidão não pode ser obtida por existência de pendências, o contribuinte não está desamparado. O ordenamento jurídico oferece instrumentos eficazes (do parcelamento à ação judicial, do depósito integral ao mandado de segurança) para viabilizar a regularização fiscal ou a suspensão da exigibilidade, permitindo a emissão da certidão positiva com efeitos de negativa, que tem exatamente a mesma força jurídica da certidão negativa.

Veja-se: a diferença entre perder uma licitação milionária e vencê-la, entre obter o financiamento que viabiliza o crescimento e não obtê-lo, entre concretizar a operação societária e vê-la fracassar, pode estar na atuação tempestiva e tecnicamente precisa de um advogado tributarista que conheça os caminhos, legais e práticos, para garantir a certidão que a empresa precisa.

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Leia também:

• Transação tributária: negociar dívidas
• Execução fiscal: como se defender
• Planejamento tributário para empresas

Se a sua empresa está com dificuldades para obter certidões negativas de débitos tributários (federais, estaduais ou municipais), entre em contato com o SMARGIASSI Advogado. Fale conosco pelo WhatsApp e conte com quem conhece a Fazenda por dentro para resolver suas pendências fiscais com agilidade e segurança jurídica.